¿Cuántos invitados realmente asistirán a tu evento?

Imagínate que ya tienes todo listo para tu gran evento: salón, banquete, decoración... Pero a última hora no sabes si rentar más mesas y comida. ¿Qué pasa si no llegan todos? O peor, ¿si llegan más de los esperados?

Este es un dilema común en la organización de eventos y muchas personas comparten su experiencia sobre cuántos invitados realmente asisten. En este blog, te compartimos consejos prácticos basados en experiencias reales.

El problema, Invitados de más o de menos

Si preguntas a personas que ya han organizado eventos grandes, la respuesta es clara: nunca llegan todos los invitados confirmados, pero siempre hay algunos extra que aparecen de la nada.

Algunas experiencias reales:

- "De 320, llegaron alrededor de 270."

- "Mi evento fue para 300 personas, contemplé 340 y asistieron entre 280 y 290."

- "Faltaron entre un 10% y 15% de mi lista de invitados."

Muchas personas terminan pagando de más o lidiando con espacios vacíos que pudieron haberse evitado con un mejor control de invitados.

La solución, Un buen control de invitados

Para evitar gastos innecesarios, lo mejor es tener una estrategia clara desde el inicio:

- Usa un sistema de confirmación: Pedir a tus invitados que confirmen su asistencia no es un capricho, sino una herramienta clave para saber cuántos tienen más probabilidad de asistir.

- Considera un margen extra: Muchos organizadores recomiendan rentar unos 5-10 lugares extra por cualquier imprevisto.

- Invitaciones digitales: Con una invitación web con sistema de confirmación, puedes hacer seguimiento de los invitados en tiempo real y tomar decisiones informadas.

Estrategias efectivas según la experiencia de otros organizadores

1. Haz seguimiento constante: No basta con pedir confirmación una vez. Envía recordatorios a los invitados para asegurarte de que realmente asistirán.

2. Asigna pases de entrada: Esto ayuda a controlar la cantidad de personas y evitar que lleguen invitados no contemplados.

3. Coordina con el lugar del evento: Algunos salones ofrecen platillos extra en caso de que lleguen más personas. Asegúrate de conocer estas opciones.

4. Contempla a los niños: Los niños también ocupan espacio y pueden necesitar un menú especial.

5. Apóyate en expertos: Contratar un coordinador de eventos o usar una herramienta de confirmación puede hacer toda la diferencia.